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ホームへ戻る・ メッセージルールを活用して、社内・社外・MLをフォルダ分けしましょう。 ・ MS-IMEの単語/用例登録を活用して、文書の雛形を作りましょう。 ・ (表題のみ)は最短の返信です。 ・ クライアント・時期・プライベートで署名データをテキストデータで持ちましょう。 ・ AtoZでクライアントフォルダを作りましょう。 ・ 良く使うソフトをまとめて、ディスクトップにランチャーを作りましょう。 ・ネットワークで分散してしまう、社内LAN用のHTMLランチャーを作りましょう。 ・ これはどんな形式の画像？拡張子は全て表示をしましょう。 ・ わけがわからなくなる前にファイル名に時間軸をつけましょう。 ・ ToDoがわかります。デスクトップは汚す事が営業の勲章。 |
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メッセージルールを活用して、社内・社外・メーリングリストをフォルダ分けしましょう。 |
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| 営業活動を続けていると、知らぬ間に1日10通ぐらいだったメールが100通を超えている瞬間があります。私も一時期全て『受信トレイ』に全てのメールを受信していましたが、ある日社内メールできたIDとPasswordが添付されたメールを見つけることが出来なくなって、20分ぐらい受信トレイと睨めっこしていました。 これはかなり時間のロスだと思い、それからは社内のよくメールをくれる人の名前をフォルダ名に割り振りメッセージルールを設定して自動割り振りをするようにしました。 この設定をすると、よく重要なメールをくれる人や、社内・社外・MLの区分けが明確になって、スピーディーにメールを読むことが出来るようになりました。 ちょっと最初の設定は面倒くさいかもしれませんが、一度設定してしまえば、かなり楽になりますので、是非使ってみてください。 また、フォルダは同じ階層にあると、名前は『あいうえお順』で勝手に並べ替えをされてしまいます。 そんなときは名前の最初に【01_営業1部田中さん】など数字をつけると、その数字順にフォルダが並べ変わりますので、便利です。 あと、クライアントから届いたメールには基本的にメッセージルールはつけません。社内の人にしっかりとメッセージルールをつければ、受信トレイに届くメールはクライアントからのメールがばかり溜まる為、返信をしてから【00_クライアント】と名前をつけたフォルダに移動します。移動していないメールはまだ返信をしていないメールだとわかる為、受信トレイに置いてあるメールは”今日出さなければいけないメール(仕事)”と認識できるので、ToDoの役割にもなります。 |
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 設定方法(Outlook
Express6) |
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1．まずは割振りたいメール送信者の名前をつけたフォルダを作ります。Outlook
Expressを起動し、『受信トレイ』の上で右クリックをして下さい。ポップアップされたメニューから『フォルダの作成』をクリックして下さい。フォルダ名をつけるダイアログボックスが表示されますので、そこのテキストボックスに送信者の名前を入力し、【OK】をクリックします。この作業によってフォルダが作成されます。 2．下図のようにフォルダが作成されます。 
3．【ツール】→【メッセージルール】→【メール】の順で新規のメールルールダイアログボックスを起動します。 
4．『送信者にユーザーが含まれている場合』のチェックボックスをON。『指定したフォルダに移動する』のチェックボックスをON。この作業をすると、『3.ルールの説明(下線をクリックすると編集できます)』という欄にルールが新規に設定されました。ルールの詳細は青い文字でリンクになっていますので、これから設定をしていきます。 
5．上の画面の『3.ルールの説明(下線をクリックすると編集できます)』の中にある『ユーザーに含まれている』の青い文字をクリックし、割振りたい送信者のメールアドレスを入力して下さい。※アドレス帳からも設定可能です。入力が終わったら【OK】をクリックします。その後、『3.ルールの説明(下線をクリックすると編集できます)』の中にある『指定したフォルダ』の青い文字をクリックし、先ほど（2）で作成したフォルダを選択し、【OK】をクリックして下さい。最後に『4.ルール名』の欄に割振りを設定する方のお名前などを設定して下さい。下図のように設定がされていれば、【OK】をクリックし、設定が完了します。 
6． 『メッセージルール』の画面が出てきますが、もし今まで設定した人のメールを一度でも受信している場合は【適用】をクリックし、既存メールを全て移動させます。『メール メールを適用する』ダイアログボックスが表示されますので、『サブフォルダも含める』のチェックボックスをONにして【適用】をクリックして下さい。 
7．作成したフォルダにメールが移動していれば全ての作業が完了となります。上記の作業を社内でよくメールをする人分設定すれば、受信をした瞬間からその人の名前のフォルダにメールが移動しますので、確認する順番や受信後に再度探す場合でも有効な設定です。 |
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