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企業セミナー・個別相談会 |
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ホームへ戻る・ メッセージルールを活用して、社内・社外・MLをフォルダ分けしましょう。 ・ MS-IMEの単語/用例登録を活用して、文書の雛形を作りましょう。 ・ (表題のみ)は最短の返信です。 ・ クライアント・時期・プライベートで署名データをテキストデータで持ちましょう。 ・ AtoZでクライアントフォルダを作りましょう。 ・ 良く使うソフトをまとめて、ディスクトップにランチャーを作りましょう。 ・ネットワークで分散してしまう、社内LAN用のHTMLランチャーを作りましょう。 ・ これはどんな形式の画像？拡張子は全て表示をしましょう。 ・ わけがわからなくなる前にファイル名に時間軸をつけましょう。 ・ ToDoがわかります。デスクトップは汚す事が営業の勲章。 |
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わけがわからなくなる前に |
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| スケジュールを確認すると、驚くほどに会議の予定が入っている場合があります。営業進捗会議や営業チーム会議、企画会議やキックオフなど、、、。 会議だけではなくパソコンにメモを取らなければいけないタイミングは多岐に渡りますが、どのようなファイルも基本的にはファイル名の最初に保存日時を入れることをオススメします。特に会議などの議事録は時間軸がわからないと、いつ会議をして決めたことなのかがわかりません。 時間軸は年月日の順番で数字をつけます。その後にアンダーバーをつけてファイル名をつけるような癖をつけておくと、その後にファイルを探す際、非常に便利です。 |
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 時間軸をつけたファイル名の保存の仕方 |
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1．では仮に会議の議事録を保存します。【スタート】→【すべてのプログラム】→【アクセサリ】→【メモ帳】の順にクリックをし、メモ帳を起動して下さい。そして、例えばこれから会議の議事録をとる場合は最初に"F5"キーを押して、今の日時をタイムスタンプ機能でつけることをオススメします。ではメモ帳を開いて、キーボードから"F5"キーを押してみてください。タイムスタンプが押されるはずです。 2．更に会議の参加者を記入し、実際の議事録と参加者情報を分けるために中線で区切りを入れましょう。この中線で区切りを入れる場合はコピー＆ペースト機能を使うと思います。まず、メモ帳に"よこ"と入力して変換してみてください。"─"こういった幅の広い横棒が表示されるはずです。これを選択したら、入力した"─"を範囲選択して下さい。この範囲選択をした状態でキーボードから"Ctrl＋C"を同時に押します。これはショートカットキーといって機能をキーボードだけで有効にする方法です。これで"─"がコピーされるはずですので、あとは貼り付けをします。今度は"Ctrl＋V"を押して必要分"─"を貼り付けてみてください。そうすると、"Ctrl＋V"を押すたびに"─"が入力されるはずです。これで中線を引いて、実際の議事録と参加者情報を分けることができます。  3．あとは議事録を入力していきます。そして会議が終わったら再度、タイムスタンプを押して、会議の終了時間を入れましょう。  4．最後にファイルを保存します。このときにファイル名に時間軸を入れましょう。メモ帳から【ファイル】→【名前を付けて保存】をクリックします。そして、名前をつけますが、名前の最初にYYYYMMDDをつけましょう。例えば、2006年1月22日に開催した会議だとすれば、"20060122"というように時間軸をまず入力します。あとは日付の後ろにアンダーバーを入れて、あとは会議の名前をつけます。例えば、、、"20060122_営業MTG.txt"というような名前をつけて保存します。名前の入力が終わったら【OK】ボタンを押してファイルを保存して下さい。このように、保存するファイルに時間軸を入れることによって、のちに管理が非常に容易になるようになります。前回の会議の議事録を参照したり、1年前の議事録を確認する場合にも日付で辿れるので便利です。会議以外でも保存する回数が多いファイルなどには全て日付を入れるようにすると、必ず業務効率は上がるはずです。 
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